XL Blaast Media Launch : Behind The Scene

Jumat, 6 Januari lalu kantor saya mendapat email yang cukup menggemparkan. Email itu dari seorang teman yang kebetulan bekerja sebagai copywriter di Blaast, maradila. Inti dari emailnya adalah membuat proposal konsep beserta budget untuk acara Media Launching yang akan diselenggarakan pada tanggal 24 Januari 2012 di Jakarta. Saya tekankan yah 24 Januari.

Selintas mengenai klien; Blaast merupakan aplikasi mobile yang memberikan akses fitur ke beragam pilihan aplikasi seperti jejaring sosial, games, chatting, berita, dll kepada pengguna low-end phone. Artinya pengguna hp yang bukan smartphone (bb, iphone, android) dapat menggunakan fasilitas yang ditawarkan oleh smartphone, hanya dengan men-donwloadnya. Dalam hal ini provider yang digandeng adalah XL.

Selintas lagi mengenai acaranya; Kebetulan target utamanya adalah Indonesia, maka dari itu acara launching produk dikemas dengan menggandeng media. Salah satu hal yang menarik dan baru bagi saya dalam acara media launch ini adalah adanya kompetisi HackDay. Nah, HackDay itu adalah sebutan bagi hacker yang sengaja dikumpulkan untuk me-ngehack suatu system atau aplikasi tertentu. Dalam acara ini para hackers yang disebut developer membuat suatu aplikasi mobile dalam waktu 8 jam. Peserta yang ikut dibagi menjadi 8 grup yang masing – masing terdiri dari 4-5 orang. Kategori aplikasi yang dibuat pun bebas, para peserta bebas menentukan kategori aplikasi yang akan dibuatnya seperti; games, news, fun, social media, messenger, dll. Di akhir acara media launch akan diumumkan pemenang dari aplikasi yang paling bagus.

Nah, ini Behind The Scene nya ...

1. Pemilihan lokasi acara menjadi pertimbangan prioritas bagi kami. Semakin dekat dengan pusat kota semakin banyak yang datang. Tempatnya pun harus memiliki nilai prestige dengan tingkat keamanan tinggi. Apalagi klien kami mengundang para media untuk press conference dan tamu – tamu penting seperti Bapak Tifatul Sembiring (Menteri Komunikasi dan Informasi Indonesia), Mr. Alexander Stubb (Menteri Urusan Uni Eropa dan Perdagangan Luar Negeri Finlandia), Mr. Peter Vesterbacka (Mighty Eagle, pencipta game Angry Bird), Bapak Hasnul Suhaimi (Presiden Directur XL), dan tamu lainnya. Protokol dan keamanan benar – benar harus diperhatikan. (ngelap keringat)

2. Konsep yang akan di ajukan kami diskusikan dengan tim produksi agar segala desain dan proses pembuatan dapat di eksekusi dengan baik, mengingat waktu persiapan hanya 18 hari. Setelah semua kelengkapan siap kami pun berangkat dari Bandung ke Jakarta sambil berdoa semoga goal. (batu loncatan bagi saya pribadi bisa terlibat dalam event yang tertaraf International, hehe)


3. Meeting pertama, kami bertemu dengan Mr. Martti (Kepala Marketing Blaast) dan Ms. Heini (Public Relation Blaast). Mereka adalah perwakilan dari Finlandia di Indonesia yang bertanggung jawab sepenuhnya dalam acara Media Launching ini. Tim kami pun mempresentasikan konsep dan detail pelaksanaan. Proses diskusi cukup alot mengingat kami mulai meeting saat jam makan siang dan tanpa sadar sudah tiba jam makam malam.

4. Setelah konsep di setujui, tim kami pun langsung bagi tugas. Sekali lagi mengingat waktu yang tersisa 16 hari lagi. Tapi tidak semudah itu, karena konsep mengalami perubahan demi perubahan yang berpengaruh pada budget. Tim produksi berjalan tersedat – sedat menunggu keputusan final. Waktu kami pun banyak terbuang karena meeting hampir setiap hari dan setiap meeting menghabiskan waktu sampai 8 jam. Beruntunglah Tol Cipularang sudah selesai di bangun.


5. Singkat cerita, akhirnya konsep dan budget sudah final. Tim kami pingsan duluan sebelum memulai proses persiapan karena waktunya tinggal 10 hari lagi!!!!!!!!!!
Grand Ballroom dengan luas 860,7m kami tutupi semua dengan kain hitam yang dihiasi dengan lampu – lampu. Panggung kami set seperti landasan roket. Rangka rigging lengkap dengan miniatur roket (7m masih dibilang miniatur yah?). Backdrop ukuran 3X4m dipenuhi dengan 16 LSD Seamless. Drum bekas untuk pensuasanaan. Lampu follow dan strobo lengkap dengan gunsmoke (ceritanya) untuk mendramatisasi roket yang terbang.
Kebayang ga? Kalo ngga lihat gambarnya aja ...

Ini Gambar Roketnya

6. Kerja Rodi proyek roro jombrang akhirnya selesai juga. Biarpun kami jadi mata panda karna kurang tidur, badan pegel, kulit terbakar, napsu makan naik turun kadang napsu kadang ngga (tergantung menu), badan panuan (ga sempet mandi) tapi akhirnya XL BLAAST MEDIA LAUNCH ini berakhir dengan sukses. Sampai saat saya menulis ini belum mendengar atau mendapat email negative dari klien jadi yah sukseslah dan kami pun berjalan dengan mengangkat dagu agak atas, membusungkan dada ke depan. (lebih tepatnya saya kali yah bukan kami. :P).

7. Akhir cerita, sempat browsing dan melihat beberapa media ada yang sudah publish liputannya, yipppiee senangnya luar biasa. Walaupun sama sekali tidak disebutkan (nyerempet dikit juga ngga :D) bahwa adanya pihak EO yang membantu dan mewujudkan acara ini (memang biasanya juga ngga kok) tetap saja rasa bangga dan puas itu nempel. Melihat para petinggi berfoto bersama di bawah backdrop produksian kami. Heheheheheheeee ...

Ouh iya ini foto lagi HackDay Competition

8. Terakhir, ini bener terakhir ... saya mau mengucapkan terima kasih banyak kepada Bos Besar Dada.iDNA dan Bu Bos Sheila.iDNA yang sudah mau menampung saya di sarang iDNA. Tante Muli.iDNA yang mempercayakan saya untuk terlibat dalam tim inti dari awal sampai akhir. Tim – tim mata panda yang mewakili tim produksian (keren gila) Ferry.iDNA dan Kiwing.iDNA. Anggiya.iDNA yang ngurus makanannya kami. Hendry.iDNA yang menjadi ATM berjalan. Dan keluarga baru (iyes, posisi saya tergeser) Reyki.iDNA dengan segala segala kemalangan yang menimpanya untuk kesuksesan acara kita bersama. Saya eva.iDNA standing applause untuk kalian.

ssst : Ini foto Muli ama Peter si Angry Bird