Cintaku di 6 Kota (Bandung) #Part1

Cintaku di 6 Kota dimulai dari Kota Bandung.

Sebuah prakata singkat sebelum kalian membaca lebih lanjut.
Saat itu, kita disibukkan dengan pembuatan proposal demi menjaring klien baru. Boleh dibilang klien ini cukup bergengsi tak usah kusebutkan siapa dan apa, tetapi yang terpenting adalah tembus atau tidaknya proposal ini. Setelah beberapa kali teman kami bolak-balik ke Jakarta untuk presentasi, akhirnya tembuslah presentasi kami yang artinya calon klien telah menjadi klien dan eventnya akan kami eksekusi, titik.
Eventnya boleh dibilang cukup sederhana, hanya menggelar senam rematik dan talkshow tentang rematik di sebuah ballroom hotel. Hotel bintang 4, ballroom yang luas dan tak bertangga karena khawatir peserta senam yang notabenenya lansia tak kuat untuk menaiki tangga.

Nah, mari kita intip bersama-sama bagaimana persiapan dan perjalanan kita mengarungi bahtera event roadshow senam rematik di 6 kota ini.

- Persiapan yang dilakukan adalah booking hotel yang mempunyai kriteria ballroom yang sudah disebutkan di atas, dan pilihan jatuh pada NOVOTEL. Done.
- Persiapan selanjutnya adalah konfirmasi peserta, ternyata peserta senam dan talkshow ini adalah pasien-pasien yang sudah direkomendasikan oleh para dokter dari pihak klien. Cukup mudah, karena datanya sudah ada dan kami hanya tinggal melakukan follow up peserta saja.. Done. (ada cerita tersendiri mengenai peserta ini dan cerita yang berbeda dari tiap kota, nanti aku ceritakan detailnya).
- Persiapan lainnya adalah sewa menyewa alat, dari mulai panggung, sound system, screen dan infocus, video syutting, kamera, clip on head, walky taklie, dll. Done. (khusus untuk penyewaan alat ini kami percayakan pada tim kami yang sudah ahli dalam bidangnya, zyred).
- Selain alat, kita juga menyiapkan sumber daya manusia yang berfungsi sebagai LO, Meja Registrasi, Penitipan Barang, Usher, Runner.

Dan inilah Kota Pertama dari 6 Kota "10 Tahun Beraksi atasi Rematik Bersama Klien" di Kota Bandung, Kota Kembang. "Kumaha Damang, Neng Geulis?"

Jumat, 23 Juli 2010

Hari jumat ini adalah adalah press conference, kami mengundang media untuk sekedar makan siang bersama dan informasi mengenai Senam Rematik besok di Kota Bandung dan Kota - Kota selanjutnya. Media juga terlibat dalam talkshow mengenai kasus-kasus rematik yang ternyata 95% sebab-sebab rematik itu sekedar mitor yang beredar.
Acara berlangsung lancar, atensi media juga cukup besar karena memang rematik ini masalah yang cukup serius.

Di balik suksesnya acara, ada kejadian-kejadian di balik layar yang sayang untuk dibuang, salah satunya;

1. Pemasangan backdrop yang memakan waktu hampir sejam itu pun sudah ada 6 tangan yang terlibat. Kami terus berpikir bagaimana cara nya supaya backdrop terlihat rapi, solusinya adalah selotipe kertas dan double tipe. Thanks to the creator.

2. Ceklist itu adalah napas kami tim lapangan. Ceklist hilang, mendadak lupa ceklist akan berakibat fatal pada keberlangsungan event. Setidaknya itu yang diajarkan kepada saya namun pada kenyataannya tidak seindah itu. Banyak barang yang tertinggal di kantor. Tetapi posisi venue dan kantor kami dekat jadi kami diuntungkan dengan itu, sehingga list-list yang terlupa bisa dibawa dari kantor.


Sabtu-Minggu, 24-25 Juli 2010

Kita intip kejadian-kejadin H-1, menjelang hari H, dan saat hari H.

- Daftar peserta yang sudah direkomendasikan oleh para dokter ternyata 50% nya tidak bisa datang. Hal ini cukup membuat kami pusing karena target peserta 100 orang. Jadi yang kami lakukan adalah menyerbu tempat-tempat olahraga; Gasibu, Sabuga, Tegalega untuk mencari peserta baru.

- Jam 00.00, loading dock. Semua barang sudah disiapkan dan tetap ada saja yang tertinggal!!!

- Jam 03.00, kami –saya dan zyred- berkeliling kota Bandung untuk mencari tukang tambal, printer dan foto copyan 24 jam. Printer dan foto copy dapat dijumpai disepanjang jalan dipatiukur. Tidak dengan tambal ban!

- Jam 04.00, kami berada di Suci tepatnya di belakang Pusdai. Akhirnya kami menemukan tempat tukang ban yang mau membantu kami untuk mempompa bola sebanyak 150 buah dengan cepat.

- Jam 05.00-06.00, saya disibukkan dengan mengambil bola-bola yang sudah tertiup itu untuk dibawa ke hotel. Bola-bola ini adalah salah satu alat peraga saat senam rematik dan bola-bola ini harus sudah ada di area senam sebelum peserta berdatangan. Sedangkan peserta sudah mulai berdatangan pukul 06.00. saat bola itu belum dipompa, jumlah 150 buah dapat dengan mudah tersimpan di dalam dus. Dapatkah kalian bayangkan bola yang berdiameter 30 cm setelah dipompa??? Di dalam mobil xenia hanya mampu membawa 50 buah bola. Jadi iya saya harus bolak-balik-bolak-balik untuk membawa semua bola-bola itu sendiri, ditemani suara ringtone HP dari bos yang bolak-balik telepon, muter-muter jalan karena gasibu mulai dipadati pasar tumpah sedangkan dago ditutup karena car free day!

- Jam 06.00-10.00 acara senam rematik dan talkshow rematik.

- Jam 11.00-14.00 saatnya beres-beres. Dan ternyata mengempeskan bola itu lebih sulit daripada memompanya!


Sekedar opini pribadi … sedikit curhat …

Saya sebagai anak baru yang langsung terjun dalam event yang cukup besar ini, sedapat mungkin melakukan yang terbaik dalam segala hal. Terkadang apa yang baik untukku belum tentu baik untuk mereka, maksudku belum tentu dianggap baik. Human Error itu dapat terjadi pada siapa saja, bukan bermaksud membela diri. Toh, ceklist yang sudah disiapkan juga tidak membawa pengaruh apa-apa terhadap persiapan.

Ditengah-tengah persiapan, Andry Utu Tulung, sang teman, sang sahabat, sang kekasih datang ke venue hanya untuk mengantar makan malam yang sudah larut karena jam sudah menunjukkan pukul 02.00. Kondisi seperti ini mana bisa ingat akan rasa lapar, namun ini adalah momen berharga.

Dan dari semua kejadian itu, ada satu kejadian yang akan menjadi kenangan, kejadian yang menampar mentalitas saya. Suatu pembelajaran yang mendewasakan; yang awalnya membuat saya menitikkan air mata sakin geramnya; yang pada akhirnya menyadarkan saya di kemudia hari.

-Menyetir mobil kantor dengan setumpukan bola-bola (maaf) jahanam itu, diburu oleh waktu yang hanya tinggal hitungan menit, didera oleh bos yang berkali-kali nelepon, dibuat linglung dengan pedagang-pedagang (maaf) sialan yang membuka lapak di lapangan gasibu hingga menutup jalan dan kegiatan (maaf) brengsek car free day itu yang menolak mentah-mentah pengendara beroda empat, dipertanyakan kreadibilitas saya oleh klien sebagai koordinator lapangan karena tidak hadir saat briefing selagi saya berkutat dengan bola-bola jahanam itu. Dan saya berhadapan dengan itu semua sendiri. Apakah berlebihan jika saya sekedar mengumpat di tengah air mata yang turun dengan derasnya beberapa saat menjelang event?-

***

Inilah awal mula cinta itu mulai bersemi, waktu yang terus memburu, tenaga yang sudah terkuras, pikiran yang lunglai, kantung mata yang timbul, air mata yang sudah terlanjur meleleh, umpatan yang terlontar pada angin.
Semua itu mendadak hilang saat peserta keluar dari ballroom tersenyum puas dan menikmati acara ini; saat pihak klien menghampiri lalu menjabat tangan dengan mengucapkan “Terima Kasih Yah”.

Hanya sepenggal kata “Terima Kasih Yah” dengan senyuman meluluhlantakkan amarah saya.

Event Roadshow pertama ini telah selesai dengan pernak-pernak emosi di dalamnya. Masih ada Kota-Kota selanjutnya ...

Jadi sampai bertemu di Kota kedua, Malang.

to be continued -----> malang ...