Enak Jadi Event apa Wedding Organizer yah?

Beberapa bulan terakhir ini banyak pertanyaan yang diajukan teman-teman kepada saya “Jadi, Va enak mana kerja di EO atau WO?”. Pertanyaan yang sama ini justru sudah muncul dalam benak saya jauh sebelum saya terjun dalam bidang Wedding Organizer.

Sebelum saya jawab enak mana kerja di Event Organizer atau Wedding Organizer, sedikit kilas balik dulu yah.

Saat masih sangat belia dan mengenakan seragam putih abu-abu, saya aktif di beberapa kegiatan extrakulikuler.  Salah dua diantaranya, yah memang cuma dua aja sih. Kabaret dan Pencinta Alam. Sebenarnya tujuan saya masuk dua organisasi itu hanya satu, ngeceng! Kebetulan senior yang pada waktu itu saya kecengin (yah namanya masa remaja) aktif di kedua organisasi itu. Namun, dengan mengesampingkan tujuan tadi, daya kreativitas dan mental saya secara bersamaan menjadi terasah. Kok bisa? Gini ...

Dalam kabaret, kami dituntut untuk lucu. Percayalah membuat scenario, dialog, musik, adegan, kostum bahkan make up yang lucu itu sulit, dan ingat kita masih duduk di bangku SMA. Nah, di sinilah daya kreativitas yang tadi saya sebutkan mulai terasah. Kalau kalian bingung apa sih kabaret bisa langsung klik di sini 

Beda halnya dengan pencinta alam, untuk menjadi anggota, pada waktu itu syaratnya kami diharuskan mendaki Gunung dengan minimal ketinggian 2.500 meter. Dan Gunung Ceremai lah yang letaknya di Kabupaten Cirebon dengan ketinggian 2.900 meter menjadi pilihan angkatan kami. Sebelum memulai pendakian, tentunya kami harus mempersiapkan stamina. Seminggu tiga kali, kami lari 3 keliling di Lapangan Gasibu dan setiap minggu jumlahnya bertambah. Belum lagi dengan push-up, sit-up, menghapalkan sandi morse, tali temali, dan lainnya. Kalau di ingat-ingat waktu SMA dulu saya bisa push up dan sit up sampai seratus kali lho, iya DULU. Selama pendakian, kami dituntut untuk membuka jalur yang baru (setiap gunung biasanya sudah ada jalur untuk pendaki) belum lagi senior yang tiba-tiba kasih perintah dengan sandi morse, merubah rute jalan dari jalur padang rumput ke rute berlumpur. Bah! Menenteng ransel yang beratnya setengah dari berat badan, merangkak menyusuri lumpur, belum ditambah tes dadakan dan ingat, kita masih SMA lho. Kebayangkan mental yang terasah muncul darimana.

Memasuki bangku kuliah, saya lebih memilih menekuni di bidang Teater. Alasannya simple, pada waktu pendaftaran biaya masuk pencinta alam sampai beratus-ratus ribu, kabaret beberapa puluh ribu, sedangkan Teater hanya Rp. 5000. (hehehee, alasan logis berdasarkan isi dompet kan?).

Terus apa hubungannya dengan pertanyaan enak mana jadi Event Organizer atau Wedding Organizer?

Bentar, ini masih prolog.

Di Bangku Kuliah, tidak hanya aktif di Teater, saya juga aktif di Hima (Himpunan Mahasiswa). Dan entah kenapa setiap ada acara keterlibatan saya sebatas seksi acara atau panitia lapangan. Inilah yang jadi cikal bakal lahirnya kecintaan saya menyukai dunia Event Organizer. (yang di kemudian hari baru tahu ternyata ada pekerjaan semacam ini).

Setelah lulus, langkah selanjutnya pasti cari kerja kan.  

Berdasarkan prolog (semi autobiografi) di atas, saya tahu pekerjaan apa yang saya mau –menjadi Event Organizer –. Berbekal pengalaman menjadi seksi acara di berbagai acara menjadi modal utama saya untuk melamar sebagai Event Organizer. Bekerja selama dua tahun di divisi activation memang tidak serta merta membuat saya jadi seorang yang ahli EO, tapi cukup membuat saya jadi tahu mengenai seluk-beluk mengurus sebuah acara dari A-Z dengan mempertimbangkan segala aspek dari Z balik lagi ke A. Bingung kan?

Pada waktu itu beberapa orang, khususnya yang datang dari pihak keluarga dan tetangga mengira bahwa kerjaan saya di EO itu menyangkup WO juga. Entahlah tapi rasanya istilah WO lebih mudah dimengerti bagi mereka daripada EO. Hal ini pula lah yang menjadi titik balik bagi saya, “Kenapa ngga coba WO juga?”. Tahun ini lah akhirnya saya memutuskan untuk pindah haluan merambah di bidang Wedding tanpa mengesampingkan rasa cinta saya pada dunia Event.

Apa bedanya dengan Wedding Organizer? Pada dasarnya, pola dan sistem kerjanya mirip. Istilah di EO kita mengurus Event Klien, dalam WO sebutan Event diganti Wedding dan sebutan Klien diganti Pengantin, mengurus Wedding Pengantin. Masih bingung?

Saya jabarkan pola dan sistem kerja keduanya.

Kalau di Event, analogi prosesnya dimulai dari merenung untuk mengerami telur ide, lantas menelurkan ide menjadi sebuah konsep, konsep harus tumbuh sehat dengan diberi makan oleh teori pendukung-riset-data, yang kemudian disusun menjadi proposal dengan tambahan gambar sebagai referensi, proposal yang sudah matang dan cantik diajukan kepada klien (proses pitching), proposal yang sudah di approve oleh klien mengalami pubertas agar dapat dieksekusi dengan baik oleh tim lapangan. Tim lapanganlah yang bertugas membuat telur ide itu menjadi kupu-kupu yang cantik saat Hari H, dimana Event berlangsung. Setelah selesai, masih ada satu tugas yang harus diselesaikan yaitu mengumpulkan data-dokumentasi-bon pengeluaran-invoince-perubahan rundown- analisis lapangan- yang disusun dalam makalah berjudul “Laporan Kegiatan Event”. Jumlah halamannya terkadang melampaui jumlah halaman skripsi saya.

Sedangkan di Wedding, analoginya dimulai dari proses ngobrol-ngobrol cantik dengan calon pengantin, ngobrol cantik dibalik semi wawancara, konsep seperti apa yang calon pengantin inginkan-tanggal pernikahan, penting agar bisa boking venue secepatnya-kebutuhan apa yang belum terpenuhi agar bisa kita referensikan vendor-dan berapa kira-kira budget calon pengantin, agar kita dapat susun sesuai dengan kemampuan mereka. Hasil ngobrol cantik semi wawancara kita kupas satu-satu dan disusun kembali dalam proposal plus budget estimasi yang sesuai dengan mereka inginkan. Setelah di approve oleh klien, tinggal hubungi vendor yang terlibat dan dibrief sesuai permintaan agar tidak terjadi perbedaan konsep. Langkah selanjutnya membuat “Buku Panduan” yang berisi informasi mengenai detail-detal resepsi pernikahan, mengundang semua vendor yang terlibat dan biasanya dilaksanakan seminggu sebelum Hari H. Tibalah saatnya The Wedding Day. Selesai terus pulang ke rumah masing-masing.

Nah, dari penjabaran singkat saya di atas (singkat? Iya, karena pada dasarnya tidak semudah itu, lebih ribet, berkelok-kelok, belum lagi kalau ada kerikil dan lobang besar di tengah jalan). Pada kenyataannya baik proses maupun teknis lapangannya tidak sesimple menuliskannya, selalu terjadi hal-hal yang ‘ada-ada aja’. Dengan membaca apa yang sudah saya jabarkan, tentu kalian juga dapat membandingkan dan menarik kesimpulan sendiri, sebenarnya lebih enak mana mengurus sebuah Event  atau Wedding  atau justru menjadi pegawai kantoran? #EH

Lah udah baca cape-cape cuman gini doank, terus apa hubungannya kegiatan extrakulikuler dengan ini semua? Maksudnya harus ikut Kabaret dan pencinta alam dulu biar jadi Event atau Wedding Organizer? ß ini kan yang ada di benak kalian? Kalau bukan ya udah baca aja epilognya.

Modal pengalaman dalam berorganisasi saat kuliah setidaknya menjadi tiket masuk untuk diterima kerja. Tapi ternyata itu saja tidak cukup. Daya kreativitas dan mental yang saya peroleh waktu di bangku sekolah lah yang menjadi suplemen untuk bisa terus bertahan. Tentu saja masih ditambah dengan belajar ini dan itu. Masa iya mau bikin konsep yang sama terus tiap tahunnya dengan klien yang berbeda-beda. Di sinilah pentingnya segi kreativitas itu. Berhubungan dengan klien dan vendor atau pihak ketiga itu susah-susah gampang. Tidak semua pelaksanaan pada Hari H berjalan dengan baik, di lapangan apa pun bisa terjadi. Belum lagi jika terdapat kesalahan pada vendor, klien ngga mau tahu dan yang disalahkan tentu saja pihak EO. Mental mulai main, kalau ngga kuat pasti udah lari ke pojokan dan menangis tersedu sedan sambil teriak "GW KAPOK".  

Setidaknya dalam dunia Wedding, tingkat kesulitannya hanya sebatas menyama-ratakan konsep, dan dealing budget. Kadang pengantin memaksa ingin memakai vendor A dengan berbagai alasan, masalahnya budgetnya tidak sesuai atau tanggalnya bentrok. Saat Wedding Day tugas kita bisa dibilang ‘sebatas’ mengkoordinasi agar Akad/Pemberkatan serta Resepsi dimulai tepat waktu (sesuai dengan rundown), mengkoordinasi pengisi acara (musik & mc) datang lebih awal, mencegah antrian tamu yang panjang (kadang ada tamu yang ngotot saat salaman langsung foto padahal antrian memanjang), koordinasi dengan pihak catering agar tidak ada makanan yang kosong, intinya membuat pengantin tenang dan tamu nyaman.

Mengurus Event atau Wedding kuncinya utamanya terletak pada koordinasi. Keduanya sama ribet kok kalau lagi ribet dan sama mudahnya kalau dibikin mudah. :)

Jadi, saat ini mungkin saya memilih lebih enak kerja dalam dunia Wedding Organizer.

Eh tapi tidak menutup kemungkinan kalau ada Event, silakan kontak saya yah. Hehehehe.

NB :

Sekedar info tambahan, beberapa pengalaman saya menangani Event ada dalam label Pernak-Pernik Event. Kalau pengalaman Wedding ada dalam label Pernak-Pernik Wedding. Ya kali aja penasaran. Hehehee :)